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第3回理事・監事会及び第2回評議員会を開催しました

 平成29年12月16日(土)黄城教育会館において、13時から理事・監事会(35人出席)、15時から評議員会(58人出席)を開催しました。その概要は次のとおりです。

1 開 会

2 岩松会長あいさつ

 入院加療中の岩松会長に代わって、七田副会長があいさつしました。
出席のお礼を述べ、黄城会の現況等について会次第に則って進めさせていただきたい。また、来年の総会に向けて45回卒の皆さんが着々と準備を進めていただいている。今日は会員券配布等を準備していただいている。総会の成功に向け皆さまのご協力をいただきたいとお願いしました。
 続いて、入院中の岩松会長から、病状についての説明をしておくようにとの指示を受けての報告が ありました。検診で腎機能の異常が見つかったのがきっかけで、いろいろな検査を経て膀胱ガンの診断を受けた。その後、更に検査したところリンパにも転移が確認され、入退院を繰り返しながら抗ガン剤治療を続けていると報告がありました。

3 永田校長あいさつ

 武雄での会議のため遅れて出席された永田校長から、今年4月に赴任してから全ての支部総会に出席している。今年度は10支部全てに顔を出したいと考えている。支部を回って感じることは、どの支部の皆さまも母校に対する思い入れが非常に強いと感じる。また、支部によっては段々と高齢化しているような支部もあって、いかに若い会員と一緒に支部を盛り上げて行くかが大きな課題だと感じている。こんな中で、会員の皆さまを元気付けるのは、小城高校がいろんな意味で話題を提供して活躍をしている生徒の姿をご覧いただけるのが一番よろしいかと思っている。新たな取り組みをしているが、なんとか少しずつ軌道に乗ってきているとあいさつされました。
 評議員会でのあいさつでは、時々新聞・ラジオで小城高生のことが話題になっているが、来年の総会でアトラクションを勤める合唱部が、佐賀県の「第九」に高校生で初めて参加したが、慣れないドイツ語をで歌って感動したと言って帰ってきた。また、いろんな新聞を読んで意見を投稿するという催しの中で学校賞をいただいたりと、いろんな形で頑張っている。昨年度の高校入試で初めて定員割 れをした。今年は2回目の入学志望予備調査で、去年より40名ぐらい増えて定員を上回っている。子 どもの数は減っているが、本当に魅力があったら関係ないと思う。魅力があるところに子どもは集まってくるので、どんなに子どもの数が減っても小城高校に行きたいと言われるような学校づくりを生徒・職員一丸となって目指しているので応援していただきたいとあいさつがありました。

4 平成30年度 創立119周年黄城会総会 徳重実行委員長(高校45回)あいさつ

 全国の7支部の総会に参加させていただき、会員の皆さまに総会のチケットと扇子の購入をご協力いただいた。ここまでの準備や活動してきたことを振り返ると、黄城会は同窓生の繋がりのもと皆さまの暖かいご協力により続いているものと改めて実感した。これからも伝統ある黄城会を続けていくために次の後輩たちに繫いでいけるように、先輩方を見習いながら、また、今の時代に合わせたやり方を考えながらよりよい黄城会となって行ければと思っている。来年の総会に向けて45期生一丸となって準備を進めていきたいと思いますので、これからもご指導・ご協力をよろしくお願いしますとあいさつしました。
 また、会議の様子を見学に来ていた来年の副実行委員の市丸さん( 高校46回 )から、今日の会議の雰囲気を見て、次回しっかりと運営できたらと思っているとあいさつがありました。評議員会では、3人の副実行委員さん方が参加しました。

5 議 題

理事会の議事は、七田副会長が進めました。

(1)平成29年度支部総会の現況

 関東支部、中京支部、県庁支部、福岡支部、佐賀支部、関西支部及び関門・北九州支部の総会の出席状況や役員改選の状況を報告しました。また、支部総会の概要をその都度ホームページで報告していることもお知らせしました。なお、各支部では参加者の増加対策に苦慮されており、各回期からも支部総会に参加していただくよう呼びかけをお願いました。

(2)平成29年度黄城会会費の納入状況《同時期の比較(各年12月10日現在)》

26年度 1,213口 4,330,000円
27年度 1,244口 3,430,000円(前年比 + 31口 ▲900,000円)※ コンビニ振込導入年
28年度 1,353口 3,666,000円(前年比 +109口 +236,000円)
29年度 1,396口 3,680,000円(前年比 + 43口 + 14,000円)

① 終身会費9口(前年と同数)、5年会費57口(▲9口)、1年会費1,330口(+52口)と口数・金額は若干伸びましたが、予算に対して約130万円下回っています。コンビニ等からの1年会費の払込口数は増えておりますが、更なるご協力者の増大を期待したいところです。会員寄付金などの特別会計を頼らずに黄城会の運営をするためには、予算額の500万円を上回ることが必要です。

② 各回期の忘年会、新年会などの会合のおりに、会費及び会員寄付金納入の呼びかけをお願いしました。

(3)平成29年度黄城会会員寄付金の納入状況(12月10日現在)

27年度 347口 2,703,000円
28年度 343口 2,672,206円(前年比 ▲ 4口 ▲ 30,794円)
29年度 317口 3,379,000円(前年比 ▲26口 +706,794円)

 予算に比べて約230万円上回りました。会員寄付金額が3千円までが146口、5千円までが48口、1万円までが107口、1万円超が16口と多くの会員にご協力いただきました。今年度は100万円が1口、30万円が1口と大口の寄付があって、昨年度の額を大きく上回りました。

(4)黄城会本会計の経費節減について

黄城会会報の発送停止措置について

ア 会費未納者への黄城会会報発送停止処理の経過

(ア)平成21年度以降、会員全員に「会報」と「会費納入依頼」を送付して収入増を図っておりますが、効果が上がっていません。また、平成27年度からは若い回期の意見も取り入れてコンビニ振込を導入したところですが、納入口数は若干増えているものの、資金が安定する状況ではありません。
(イ)このような現状から、黄城会の運営及び諸活動並びに一般財団法人黄城教育会館の諸事業の資金を補うために、終身会費などで会費納入が済まれている方にも更に資金援助をお願いするために、平成27年度から会員全員に「会員寄付金」をお願いしております。「会員寄付金」は、期待以上の実績が続いており、会費と加えてなんとか切り盛りができている状況ですが、喫緊の会館補修や育英奨学事業充実のための資金には厳しいところです。
(ウ)今年の監査で、全会員に会費を依頼する費用約200万円(1人当たり約130円)に対し、収入額約360万円と費用対効果を問われ、改善することにいたしました。
(エ)終身会費納入者を除いた過去10年間にわたる会費未納者(約4,000人)について、各回期の代表者(理事及び評議員)による「会報発送停止の適否判断」に基づいて、会報の発送を停止して経費削減を図りたい。

イ 会報発送停止処理の事務処理等
(ア)卒業50周年に該当する年度当初の理事・監事会及び評議員会時に配付する未納者名簿から、会報発送を停止してもよいと判断された方々の名簿を7月末までに事務局に提出してもらいます。
(イ)来年度は、会費納入を依頼している卒業回期のうち、旧中44回及び高女24回以降、高校20回までの卒業回期が対象となります。次年度からは、卒業50周年を迎える卒業回期が順次対象となります。
(ウ)事務局では、提出された名簿に従って「発送停止」の処理をします。ただし、その年度内に会費の納入があった方は、「発送停止」の処理をキャンセルします。
  なお、この処理は、会員データを「削除」や「住所不明」にするのではなく、あくまでも会報を送付しないための処理をするものであって、各支部会員のデータにも影響はありません。
(エ)「発送停止」の処理をした翌年度から会報発送を停止します。ただし、卒業回期の代表者 (理事及び評議員)の申し出で復旧は随時可能です。

理事・監事会及び評議員会欠席者への会議資料送付廃止について

会議欠席者への会議資料の送付廃止経過

(ア)現在は、会議に欠席された方全員に会議資料を郵送しておりますが、活動に関心がある回期は後日取りに来ておられます。また、評議員は各回期2人選出ですので1人出席すれば十分と判断されているのかも知れません。もちろん、欠席者分を持ち帰っていただくのは構いません。
(イ) 郵送で届けている大半の回期からは、送った後の意見や要望もほとんどなく活用の実態は不明です。この処理で、年間約1万円の節減が可能です。

送付停止に伴う対応処理
(ア)来年度から、会議の開催案内の際に「経費削減を図るため、欠席される場合の資料の郵送はしない」旨を明記して、資料が必要な方には「あとで取りに来る」と申し出をしてもらうことで対応したい。
(イ)会議の内容・状況については、必要に応じてその概要をホームページに掲載しておりますので、パソコンやスマートフォンなどのインターネット環境があれば確認もでき、意見要望も伝えていただくこともできます。

(5)黄城会活動の活性化について

 過去6年間の理事・監事会及び評議員会の出欠状況を回期ごとに一覧表で示して、確認していただきました。若い回期ほど出席が少ない傾向で、全ての会議に欠席している回期もあり、理事又は評議員を交替することも検討していただきたい状況です。

(6)佐賀銀行の口座振替解約に伴う会費の「自動払込」について

会費の自動払い込みについては、佐賀銀行(79件)、佐賀共栄銀行(3件)、ゆうちょ銀行(72件)の3つの金融機関の口座から会費を納入いただいています。
この夏、佐賀銀行から「フロッピーディスク交換制」を廃止して全てインターネットバンキングに移行するとの案内を受けましたが、移行後の多額の経費負担から、佐賀銀行との「預金口座振替に関する契約」を8月10日に解約しました。
佐賀銀行口座からの自動払込利用の方に、「ゆうちょ銀行の自動払込利用申し込み」を案内しますので、手続きをお願いしたい。また、料金も格安なため、今後の新たに自動払込利用を希望される方には「ゆうちょ銀行」を勧めたい。

(7)今後の日程について

長崎支部総会 1月28日(日) 12:00~ 観光ホテル 八千代(諫早市)
唐津支部総会 2月4日(日) 12:45~ 国民宿舎 虹の松原ホテル
多久支部総会 2月11日(日) 10:30~ 北多久公民館
同窓会入会式 2月28日(火) 13:00~ 小城高校体育館
常任理事会 3月下旬 当期決算見込み、次期予算案、人事案の審議

6 その他報告

(1)会費の納入実績に応じて回期の活動事務経費として助成している、次の助成金の未受領回期は、早めの受領をお願いします。

  高校 25回、27回、31回、32回、33回、34回、35回、38回、40回

(2)平成30年度黄城会会報発行及び小城高等学校創立記念事業「先輩による講演会 ようこそ先輩!!」の講師について

会報は、5月2日に小城高校体育館での在校生へ小城高等学校創立記念事業「先輩による講演会 ようこそ先輩!!」の講演内容を掲載した記事を中心に、例年どおりの編集で会報を発行することを報告しました。
講師については、講師推薦回期の高校25回の理事及び評議員にお願いしていましたが、16日の会議日までには決まりませんでした。12月19日に、堤 正之 氏(佐賀市鍋島町)にお願いすることになりました。
5月2日(火) 10時から小城高校体育館で行われる講演会には、回期にとらわれず多数の方の聴講をお願いします。

(3)年末年始の事務局の閉局 12月28日(木) 15時~1月3日(水)

(4)平成30年度 第1回理事・監事会及び評議員会の日程

 平成30年4月21日(土) 13時から理事・監事会、15時から評議員会を予定していることを報告し、出席をお願いしました。

7 平成30年度 創立119周年黄城会総会実行委員会(高校45回)からの説明

 高崎事務局長から、8月に開催される関東支部総会に合わせて、「5の期回」でチケットのデザイン、パンフレット、総会スローガン及びアトラクションの承諾を受けたことを報告して、資料に基づき実行委員名簿の説明、チケッ トの販売・広告の依頼の案内、スローガン「彩SAI~彩(いろ)を織りなし未来へつなぐ~」の説明、アトラクションは、地元の劇団とんとこパピィによる「とんとこ一座ライブショー(大道芸)」と小城高校吹奏楽・合唱部の演奏の案内、会員券デザインの説明及び取扱方法について説明がありました。併せて、会員券販売の協力について要請がありました。
 評議員会では、会員券部の平野副部長から、会員券の取り扱いについて詳しく説明してもらいました。

8 閉 会

 15時からの評議員会では、理事・監事会の議題のほか、次の議題についても江里口セツ子副議長(高校19回)に議事を進めていただきました。

(1)黄城会会報発行報告等

発行総数 15,200部
発 送 数 15,102部
あて先不明で戻り 323通 ※ 昨年より39通増。一覧表をもとに各回期に確認を依頼しました。
学校教職員・PTA 80部
会報等封入作業 7月8日から発送を始め、26日までに終了しました。
平成28年4月の熊本地震の被災地域に居住の会員(約150人)には、会費及び会員寄付金のお願いはしませんでした。


↓平成29年度 会費及び会員寄付金の回期別納入実績一覧表(参考資料) 2回クリックしたら拡大します。

| 報告 | 09:42 AM | comments (0) | trackback (0) |

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